Aviso de protección de datos Portal WiFi4EU
Índice
1. Introducción
2. ¿Por qué tratamos sus datos?
3. ¿Cuáles son los fundamentos jurídicos del tratamiento de sus datos personales?
4. ¿Qué datos recogemos y tratamos?
5. ¿Cuánto tiempo guardamos sus datos?
6. ¿Cómo protegemos sus datos?
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos y a quién se divulgan?
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
9. Información de contacto
10. ¿Dónde se puede encontrar información más detallada?
1. Introducción
Las instituciones europeas están comprometidas con la protección y el respeto de su privacidad. La Comisión y la Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes (INEA) (los "corresponsables del tratamiento"), recogen y trata los datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos (por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001). El presente aviso de protección de datos explica las razones del tratamiento de sus datos personales, la forma en que recabamos y manejamos todos los datos personales facilitados y garantizamos su protección, el uso que se hace de dicha información y los derechos que usted tiene en relación con sus datos personales. También especifica los datos de contacto de los corresponsables del tratamiento ante los cuales usted puede ejercer sus derechos, del responsable de la protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos. El presente aviso de protección de datos se refiere a la operación de tratamiento denominada "portal WiFi4EU" en el contexto de la iniciativa WiFi4EU1 , gestionada por la Comisión2 y ejecutada por la INEA3 en su calidad de corresponsables del tratamiento. 1 https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/policies/wifi4eu-free-wi-fi-europeans 2 DG Redes de Comunicación, Contenido y Tecnologías, Unidad CNECT.B.5 2
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
El objetivo de la iniciativa WiFi4EU es ofrecer a los ciudadanos un acceso gratuito a redes wifi en espacios públicos (por ejemplo, locales de las administraciones públicas, centros escolares, bibliotecas, centros de salud, museos, parques públicos y plazas) de aquí a 2020. Los beneficiarios serían entre 6.000 y 8.000 municipios de Europa que se integrarán así mejor en el mercado único digital. Las personas que facilitan datos a efectos de la presente iniciativa son el personal o los representantes de los solicitantes, los beneficiarios y las empresas instaladoras de wifi con funciones atribuidas a efectos de la iniciativa (los "interesados"). Finalidad de la operación de tratamiento: La Comisión y la INEA recogen y utilizan información personal para seleccionar, adjudicar, gestionar y supervisar las subvenciones concedidas en el marco de esta iniciativa mediante el portal WiFi4EU específico, a efectos de la gestión de las subvenciones. Eso supone también el tratamiento de datos personales para actividades como: enviar boletines y otros tipos de comunicaciones relacionadas con WiFi4EU o, más generales, sobre conectividad; elaborar análisis e informes sobre la iniciativa WiFi4EU; gestionar consultas a través del servicio de asistencia de WiFi4EU4 y a través de EU Survey5 . Más concretamente, la INEA trata los datos personales para la organización de las distintas convocatorias de propuestas y de sus evaluaciones (controles de admisibilidad e idoneidad), la firma de los convenios de subvención con los beneficiarios y el control de sus obligaciones jurídicas a lo largo de toda la duración del programa. La lista de los municipios inscritos se hará pública en el portal WiFi4EU. Por otra parte, los municipios inscritos de una determinada zona tendrán acceso a la información sobre las empresas instaladoras registradas que hayan declarado su capacidad para operar en dicha zona, y viceversa. Podrán compartirse con el Comité del Mecanismo "Conectar Europa", que reúne a representantes de los Estados miembros, algunos análisis agregados totalmente anónimos de los resultados de la convocatoria de propuestas. Sus datos personales no se utilizarán para procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuáles son los fundamentos jurídicos del tratamiento de sus datos personales?
El tratamiento de sus datos personales es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público, a saber, la gestión de la iniciativa WiFi4EU. La base jurídica de la actividad de tratamiento es el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/17256 . En lo que se refiere al tratamiento de sus datos personales a efectos de promoción de la conectividad general más allá de la iniciativa WiFi4EU, la base jurídica de la actividad de tratamiento es el 3 INEA, UNIDAD C05 – Telecomunicaciones. 4 https://europa.eu/european-union/contact/write-to-us_en 5 https://ec.europa.eu/eusurvey/home/welcome 6 Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.º 45/2001 y la Decisión n.º 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018). 3 artículo 5, apartado 1, letra c), del Reglamento (UE) 2018/1725, y se solicitará su consentimiento antes de dicha actividad de promoción. En este contexto, el marco jurídico es: el Reglamento (UE) 2017/1953 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2017, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.º 1316/2013 y (UE) n.º 283/2014 en lo que atañe al fomento de la conectividad a Internet de las comunidades locales la Decisión 2013/801/UE de la Comisión, de 23 de diciembre de 2013, por la que se crea la Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes y se deroga la Decisión 2007/60/CE por la que se crea la Agencia ejecutiva de la red transeuropea de transporte, modificada por la Decisión 2008/593/CE la Decisión 2018/1281 final de la Comisión, de 27 de febrero de 2018, por la que se modifica la Decisión C (2013) 9235, por la que se delegan atribuciones a la Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes en lo que atañe al fomento de la conectividad a Internet de las comunidades locales
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Los datos personales recogidos y tratados posteriormente son:
4.1 Para las entidades registradas / solicitantes / beneficiarios (representante legal o personas de contacto): • nombre • apellidos • dirección oficial • organización/departamento • cargo/función • dirección de correo electrónico • teléfono • copia del documento de identidad o pasaporte o cualquier documento que pueda sustituirlo, como un permiso de conducción • copia de la firma (en el caso del "Formulario del signatario autorizado") Para comprobar que el nombre y apellidos del representante legal del municipio inscrito / solicitante / beneficiario se corresponden con la información facilitada en los formularios cumplimentados en la fase de inscripción es preciso presentar en la solicitud una copia del DNI o pasaporte. En los casos que haya que investigar, podemos también comprobar durante los controles de admisibilidad e idoneidad y la gestión del convenio de subvención efectuada por la INEA si la firma del DNI o pasaporte es idéntica a la que aparece en el formulario escaneado. Por lo tanto, es requisito imprescindible que el nombre del representante legal, el número del documento y la firma sean legibles/visibles en la copia del DNI o del pasaporte. Se ruega a los interesados que borren o hagan ilegibles los restantes datos personales antes de cargar la copia del DNI o pasaporte en el portal WiFi4EU. A efectos de la inscripción en el portal y de la participación en la convocatoria de propuestas, es obligatoria la comunicación de datos personales de, al menos, un miembro del personal o un 4 representante de las entidades registradas / solicitantes / beneficiarios / empresas instaladoras de wifi, tal como se describe en el presente aviso de protección de datos.
4.2 Para las empresas instaladoras de wifi • nombre • apellidos • dirección oficial • organización/departamento • cargo/función • dirección de correo electrónico • teléfono
5. ¿Cuánto tiempo se conservan sus datos personales?
Los corresponsables y los encargados del tratamiento solamente guardan los datos el tiempo necesario para cumplir la finalidad de su recogida o de su tratamiento posterior. Por lo que respecta a la información sobre los beneficiarios que perciben financiación de la UE, los datos personales incluidos en la documentación correspondiente a la solicitud o la gestión de las subvenciones se conserva durante 10 años tras el cierre de la acción, según lo establecido en la lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea [ref. SEC (2012) 713]. Este periodo de conservación se considera necesario a efectos de control y auditoría. En consonancia con esta lista de conservación, los datos personales relacionados únicamente con la inscripción o con las solicitudes no seleccionadas se conservan durante tres años a partir de la adopción de la decisión de concesión correspondiente a la convocatoria de presentación de propuestas específica.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan, bien en los servidores de la Comisión, bien en los de sus contratistas, que están obligados a respetar estrictas medidas de seguridad para proteger la integridad de los correspondientes activos electrónicos. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea. Los datos personales no se transfieren a terceros países. Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de sus datos en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos en los respectivos Estados miembros de la UE (RGPD – Reglamento (UE) 2016/679). 5 Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. • Las medidas técnicas incluyen acciones adecuadas para garantizar la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, habida cuenta del riesgo que plantee el tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados. • Entre las medidas organizativas figura restringir el acceso a los datos personales exclusivamente a personas autorizadas que tengan legítima necesidad de conocer los efectos de la operación de tratamiento. Los derechos y los controles de acceso están protegidos mediante la autenticación EU Login con contraseña, otorgada solamente a las personas autorizadas a acceder a los documentos específicos (gestión de las convocatorias, gestión de subvenciones, etc.) necesarios para el tratamiento de los datos.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se le comunican?
Se facilita acceso a sus datos personales únicamente al personal de la Comisión y de la INEA responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de "necesidad de conocer". Dicho personal está obligado a respetar las normas legales y, en caso necesario, otros acuerdos de confidencialidad adicionales. Las otras categorías de destinatarios son: • programadores informáticos de los contratistas encargados de desarrollar el portal y los responsables del servicio de asistencia de los contratantes responsables de la gestión del servicio de asistencia, encargados del tratamiento en nombre de la Comisión Los datos personales recogidos se podrían remitir a los servicios de la Comisión responsables de los controles a posteriori, sin perjuicio de su posible transmisión a los organismos encargados de tareas de control o inspección en virtud de la legislación europea (OLAF, Tribunal de Cuentas Europeo, Defensor del Pueblo Europeo, SEPD, IDOC, Tribunal de Justicia Europeo y Servicio de auditoría interna de la Comisión). La Comisión podrá registrar los datos personales en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz si el beneficiario se encuentra en una de las situaciones contempladas en los artículos 136 y 141 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. . Más información: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_en.cfm. 6
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
El "interesado", a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derechos específicos, en particular el derecho de acceso, rectificación o supresión de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento. En su caso, también tiene derecho a oponerse al tratamiento o el derecho a la portabilidad de los datos. Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725 (véase la sección 3). Puede ejercer sus derechos enviando un correo electrónico con las modificaciones solicitadas al corresponsable del tratamiento a través del buzón funcional indicado en la sección 9. En cualquier caso, sus datos se modificarán o eliminarán en consecuencia y tan pronto como sea posible (en el plazo máximo de 20 días laborables).]
9. Información de contacto - Los corresponsables del tratamiento
Si desea ejercer sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725; si quiere plantear sus observaciones, preguntas o dudas; o si desea presentar una reclamación relativa a la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con los corresponsables del tratamiento de datos en la dirección siguiente: GROW-H3@ec.europa.eu. Servicio de asistencia WiFi4EU – https://europa.eu/european-union/contact/write-to-us_en - Responsable de la protección de datos de los corresponsables del tratamiento En lo que respecta a las cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, puede ponerse en contacto con: • el responsable de la protección de datos de la Comisión Europea: DATA-PROTECTIONOFFICER@ec.europa.eu), o • el responsable de la protección de datos de la INEA: INEA-DPO@europa.eu. - El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) 7 Si considera que, de resultas del tratamiento de sus datos personales por los corresponsables del tratamiento, se han infringido sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a presentar recurso (esto es, reclamación) al Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).
10. ¿Dónde se puede encontrar información más detallada?
El responsable de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales efectuadas por la Comisión, debidamente documentadas en forma de registro y notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register. La presente operación específica de tratamiento consta en el registro público del responsable de protección de datos con la siguiente referencia: DPO-3986-1 WiFi4EU Portal Esta operación específica de tratamiento también está sujeta a la inscripción en el registro público de INEA con la siguiente referencia de registro: INEA-2019-/C-PROG-05